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自考“秘书工作”复习要点(3)

自考“秘书工作”复习要点(3)

 

  第三章 秘书的职能环境pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  1、简述秘书职能环境的层次结构pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  答:秘书职能环境分三个层次,即秘书机构内部环境、秘书所在组织内部环境和秘书所在组织外部环境。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  形成和保持机构内部良好的环境应具备的条件:一要有一位作风正派,知识能力全面,经验丰富,具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人,二是要有健全的工作制度,三是要建立科学合理的分工配合体系,形成高效的工作流程,四是要形成灵敏的信息综合机制,提高信息综合度,五是要形成和谐的人际关系,不断加强向心力和凝聚力,六是要改善物质环境,具有一定的办公设备,创建办公自动化系统。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  组织内部环境的构成要素:结构要素,动态运行要素,生态发展要素,心态观念方面的要素,物质环境条件。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  2、理解秘书职能环境要素关系的内涵pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  答:秘书职能环境要素关系,主要指的是秘书职能活动中与各有关方面的关系;有秘书与本组织领导的关系,这在众多要素关系中是最主要最本质的,对秘书工作起关键性作用的关系;秘书部门与上级领导机关的关系;正确处理与上级领导机关的关系,有利于本级领导与上级领导机关的联系与沟通,有利于发挥秘书工作的职能作用,秘书部门与职能部门的关系,秘书与群众的关系。处理好与群众的关系,必须注重:在指导思想上,要以人民群众的根本利益为依归,在工作行动上,将贴近领导工作与深入群众,联系群众有机地结合起来,在工作作风上,尊重群众,关心群众,反映群众的意愿和要求,甘当群众的小学生。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  3、秘书职能环境对秘书工作有何作用pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  答:秘书职能环境对秘书工作的规定性,导向性,促动性,机遇性和风险性。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  4、怎样理解秘书职能环境资源的开发pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  答:秘书工作中,适应职能环境特征、满足职能环境需要、顺应职能环境发展,都要以有利于开发职能环境资源,有利于实现组织目标为落脚点;秘书在工作中开发职能环境资源要注意:一要合理开发领导机关及领导人的影响力资源,二要注重开发职能环境中的信息智能资源,三要注重从协调和加强各方面关系中开发职能环境中的能量资源;开发职能环境资源有利于增加职能工作的活力和有效性,对领导工作和组织管理也能起到积极的支持作用。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  秘书要顺利,充分发挥其职能作用,必须适应职能环境各要素并从适应环境特征,在实践中必须注重适应宏观环境特征和发展趋势,适应所在组织的行业环境特征,适应所在组织环境特征,适应秘书机构为综合办公部门的环境特征,适应主辅配合在领导身边综合辅助,跟踪服务,充当参谋助手,办事办文办会,提供信息服务等职能活动的客观业务环境的要求,适应具体工作环境特征;满足职能环境需要:首先要满足领导工作的需要,其次要满足组织日常办公事务的需要,再次,要满足参谋的需要;顺应职能环境发展,一是对长远发展的态势有所准备,二是要关注组织三,五年的发展计划和领导一届任期内的工作计划和任务目标,以便把握一段时期内组织管理和发展的情况,在秘书工作中针对组织阶段性发展计划和领导任期任务目标,提供积极有效的综合辅助,三是要准确把握组织一年内的工作计划安排,以及外部环境发展变化的状况,内外结合,从职能环境一年内变化的节奏和阶段性, 安排一年内各阶段的工作重点和适应环境节奏要求,四是要随时关注领导工作的变化和需要,随时了解组织内外的变化与需要,以顺应职能环境的发展;开发职能环境资源着手。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  5、怎样优化秘书职能环境pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  答:优化职能环境的立足点,一是必须从客观实际出发,以现实中已经存在的职能环境为立足点,正确地面对职能环境,二是必须立足于本职工作,在本职岗位上积极发挥作用,三是必须立足于现实需要,处理好现实与长远发展的关系;优化职能环境的着力点,主要是优化开发具体工作的环境,其关键是优化与领导主辅配合关系,秘书着力于优化具体工作环境,必须把优化与领导主辅配合关系,优化与部门及群众的关系结合起来,必须优化秘书工作一切相关方面的关系;优化职能环境的主要途径,是在具体的职能工作中,与各有关方面建立、维护和加强相互理解,信任和合作的和谐关系。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  6、秘书职能环境障碍一般有哪些?如何排除这些障碍?pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  答:秘书职能环境障碍包含有信任障碍,理解障碍,沟通障碍,利益障碍;对信任障碍的排除:一要排除失误造成的信任障碍,二要排除工作态度方面的信任障碍,三要排除思想动机方面的信任障碍,四要排除误会造成的信任障碍;对理解障碍的排除,秘书要努力使领导、部门和群众理解秘书工作,同时,秘书也要善于理解别人;对沟通障碍的排除:一是错误的功利观造成的虚报信息的障碍,二是管理信息网络结构不健全造成的运作低效状态,三是人际关系隔阂造成的沟通障碍;对利益障碍的排除一是有令不行,有禁不止,二是各行其是,使组织的整体功能和整体利益受损,三是只顾眼前利益,不顾长远利益,四是个人利益膨胀,唯利是图,以权谋私,贪赃枉法,违法乱纪。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  7、简述秘书处理与领导关系的基础pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  答:秘书必须精通领导决策的基本知识,秘书必须了解领导战略,秘书必须懂得政策。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  8、简述秘书处理与领导关系的方法pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  答:一是摆正位置,自觉服务,二是正确领会,贯彻意图,三是加强与领导的思想沟通,四是自觉与领导联络个人感情。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  秘书人员如何对待领导意图:首先,应在领导意图的形成过程中做好大量辅助性的服务工作,其次,秘书人员必须正确理解,领会领导意图,再次,秘书还应做好领导意图贯彻中的信息反馈工作。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  秘书在传达贯彻领导意图时应注意的问题:一是不能延误传达时间,二是不能截留领导意图,三是不能随意解释或歪曲领导意图,四是在领导意图传达贯彻中遇到抵触等困难时,秘书人员要坚持原则,又要机动灵活地多做工作,使执行者自觉接受。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  9、秘书为领导班子服务要把握和处理哪些关系?pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  答:为主要领导人服务与为领导班子服务,为中心工作服务与为日常工作服务,处理好多头指示,避免酿成矛盾;对口请求,避免交叉请求;逐级请示,避免越级请示;加强沟通,避免产生误会;筛选信息,避免说是道非。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  领导班子与秘书群体的关系:领导班子要有专人负责指导秘书工作;在领导班子更替之际,秘书班子应当保持相对的稳定;领导人与专职秘书的关系;pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  10、简述秘书人际交往的原则和方法pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  答:秘书人际交往的原则:关系对等原则,互得互惠原则,诚实守信原则,宽容忍耐原则;秘书人际交往的方法:加强感情投资,坚持求同存异,注意换位思考。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  人际交往的内容:从性质来分,有公务交往与私人交往;从对象来分:领导交往与群众交往;从方式来分:口头交往与书面交往。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  人际交往的特征:公务性,代表性,多向性。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  11、简述秘书与部门关系的形态及处理与部门关系的方法pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  答:秘书与部门关系的形态有辅助形态和协调形态;处理与部门关系的方法有:强化部门观念,体谅部门实情,促进部门协调。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  秘书与同事的关系:有两种表现形态:合作形态与竞争形态,其处理方法:要取长补短,共同提高,要防止嫉贤妒能,善于雪中送炭,待人宽宏大量,坚持求同存异,不要讲私怨,要善于自制,切忌多疑,要学会超脱,及时道歉。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  秘书与群众关系:表现形态有被动和主动两种形态,处理方法:强化服务观念;有效沟通上下机关领导与群众之间的渠道,加强上下沟通;积极排解疑难,急群众之所急。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  12、理解秘书与新闻媒介的关系pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

  答:秘书与新闻媒介的关系不同于一般的公众,而是具有双重人格的特殊公众,对于秘书来说,一方面新闻媒介是社会组织赖以实现公共关系目标的重要媒介;另一方面,新闻媒介又是各种社会组织,是秘书人员必须费力去争取的重要公众;其作用表现在:新闻媒介是塑造组织形象的主要公众,能大大加快社会组织与公众之间的信息交流,大大提高社会组织与公共关系工作的效率;与秘书信息在一定条件下可以互相转化;在处理与新闻媒价的关系上要做到四要四不要:四要是指:要友好热情,以礼相待;要实事求是,以诚相待;要一视同仁,平等相待;要迅速行动,改进工作;四不要指:不要一厢情愿,干扰记者;不要以利相交,送礼行贿;不要以广告为饵,交换要挟;不要被动消极,仓促应付。pGf湖南自考网_湖南自考本科_湖南自考报名_首页

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自考“秘书工作”复习要点(3)

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